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中小型机电设备采购安装管理技术探讨

2020-09-26
来源: 礼德动力

0 引言

新龙营地位于四川省新龙县吴西新区,主要功能为满足雅砻江公司工程建设管理的需要。根据营地的建设规模和建筑物功能,安装有1300kW柴油发电机组1台,载重量1050kg客梯6台,载重量1350kg客梯2台,载重量1150kg货梯1台。本文旨在总结新龙营地电梯和柴油发电机组采购安装过程中的基本管理经验,为后续类似工程的建设提供有益的借鉴和参考。

1 进场准备

除根据现场工作的相关需求,提前通知供货商开始设备的生产与加工外,机电设备现场安装前的进场准备工作基本与土建工程一致。但由于机电设备安装的专业性,其进场前相关资料的报审较土建工程显得更为严格与复杂。

1.1 资料报审的规范性

不同于大型的土建施工单位,中小型机电设备的供应商往往由于其现场施工经验不足,在资料的报审方面存在诸多的不规范。同时,各业主单位的管理模式、管理制度及管理方法不一致,更加大了供应商资料报送的难度。为减少供应商报审文件被退回修改的次数,提高工作效率,在安排设备生产的同时,应督促供应商开展相关资料的报审工作,逐步适应文件报送的规范和流程。

1.2 资料提交的及时性

由于机电设备安装专业性较强,特种作业多,尤其是像电梯等特种设备的安装需要特殊的安装资质,因此对施工组织设计等文件的审查需通过监理、业主甚至行业主管部门的层层审批[1]。为保证在正式安装前完成上述工作,需提前对文件审查需要的时间进行合理规划,并明确相关资料的提交时间,督促相关单位提前开展工作,以保证文件及时报送,工程如期开工。

2 过程协调

在工程总工期的要求下,机电设备的安装主要为配合土建工程的施工开展,其工程工期受到前序土建工程施工的制约较多。设备安装调试过程中,由于边界条件的变化,还会受到其他工程施工的干扰。因此,施工过程中的协调工作显得尤为重要[2]

2.1 工作面交接

前序土建工程完工后,后续的机电设备安装才能开展相关工作。在土建和机电的工作面交接过程中,应由监理组织业主、设计及施工三方对工作面进行全面的检查,并签订书面的工作面交接证书,明确交接的主要内容、缺陷处理安排及相关责任的归属等问题,避免在后续施工中,相关责任方由于边界条件的问题而相互推诿扯皮,影响工程的顺利推进。

2.2 边界条件处理

机电设备与土建工程是保证整个建/构筑物功能实现的两个最重要的部分,但往往二者施工是由两个不同的单位开展,因此必然存在诸多边界条件的重合和工作面的相互干扰。以本项目管理为例,营地9台电梯中,6台电梯的外门套由土建单位施工,为仿大理石门套;其余3台电梯的外门套由电梯安装单位施工,为不锈钢门套。在边界条件问题的处理上,必须牢牢把控住设计的龙头作用,首先应尽量在工程设计中,将边界条件明确并写入各自工程的招标范围;其次,在工程建设的过程中,如出现未预计到的特殊情况,应由设计统筹规划,本着“谁方便谁施工,谁后施工谁收尾”的原则开展工作。

3 合同管理

与大型土建施工合同相比,中小型机电设备采购安装合同由于设备自身价值大、现场安装周期短、项目变更量小等因素,其合同管理的难度略有减小。但由于供应商在合同管理方面经验不足,能力较弱,在合同管理上仍存在诸多的难点和重点[3]

3.1 合同管理意识

一般而言,中小型机电设备采购安装中设备的自身价值约占合同总金额的50%~60%,后期现场安装及技术服务等费用只占40%左右。因此,在项目的招投标阶段,供应商为中标,其合同管理的情况较好;但是在现场安装过程中由于产值的减少,供应商合同管控的力度会有所降低,投入的人、财、物均有所下降。因此,在招投标阶段应特别注意供应商合同管理意识的强弱,必要时可以将其作为招标的一项限制条件。

3.2 合同管理人员配置

中小型机电设备的采购安装,由于施工周期短,合同变更相对较少,大多数供应商不愿意在施工现场配置专职的合同管理人员,这往往加大了现场合同问题处理的难度。例如,在本项目柴油发电机组的采购安装合同中,一款支付条件的变更,由于现场缺乏供应商自己的合同管理人员,前后将近两个月才处理完成。为此,应尽量在招标文件中或者澄清谈判时,合同双方约定合同管理人员至安装现场的人月数,以此来保证现场合同问题的及时处理。

3.3 合同管理流程

针对不同的业主和监理单位,其合同管理的流程不尽相同,一些现场的变更项目其合同处理的流程相当繁琐和复杂。相当一部分中小型机电设备的供应商由于缺少现场合同管理的意识和合同管理人员,对现场合同问题处理的流程往往较为生疏,甚至可能出现至合同收尾阶段仍对相关流程感到陌生的情况。这就导致了合同双方在合同问题处理上花费的精力成倍增加。在此类问题的处理上,应由监理履行牵头和监督作用,由其告知供应商相关处理流程,并明确对口的联系人和处理时间。

4 技术支持

机电设备采购安装与土建施工最大的区别在于其具有较强的专业性、独立性和不可替代性,往往不同供应商提供的同种设备之间不具有通用性和互换性。因此,在机电设备的采购安装中,技术支持显得尤为重要。而受国内目前销售模式以及现场安装条件影响,技术保障和支持的难度较大。

4.1 厂商分开的销售模式

为增加产品的销售数量,目前国内较多中小型机电设备生产厂家通过代理商的模式进行产品的销售。这种模式对于厂家而言,能够加大其产品的销售数量,但对于购买者而言,由于中间多出一道联系人的存在,现场的技术问题往往需要通过很长的沟通路径和时间才能真正反馈至厂家技术人员,这就导致了现场问题的处理速度十分缓慢。在技术条件要求不高,潜在投标人充足的前提下,这种情况可以通过在招标文件中限制中间代理商投标来缓解。对于一些特种设备或进口设备等,必须由中间代理商进行采购安装的,建立顺畅和多渠道的沟通模式,可以在一定程度上加强技术支持的保障力度。

4.2 现场特殊的管理要求

中小型机电设备的安装,由于受到制约的条件较多,其安装调试过程很难具有连贯性和连续性。加之业主单位的特殊要求,安装过程中技术支持的服务难度加大。与此同时,基于目前国内机电设备厂家的整体情况,外派的技术人员难以满足诸多项目建设的需求,这种情况在偏远的施工现场显得尤为突出。为满足现场安装工作的要求,同时保障合同双方的利益,可以在招投标阶段明确额外的技术服务费用,可以以次数计算,也可以以人·天计算,并明确其为供应商必须履行的一项义务。以此为基础,既减小了供应商承担的合同风险,缓解了其对额外提供技术服务的抵触情绪,又能使得业主在现场管理的过程中具备一定的灵活性。

5 结语

中小型机电设备的采购安装由于施工性质特殊,具有不同于其他土建工程建设的特点。新龙营地电梯及柴油发电机组自安装调试后投运至今,使用情况良好,运行安全可靠,其采购和安装管理经验对于类似中小型机电设备的采购安装具有一定的参考价值。